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DATA25 de Fevereiro de 2021

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Institucional

Secomm atualiza normativa de envio de portarias para Boletim

Dinâmica garante segurança às unidades e transparência no processo

A Secretaria de Comunicação e Multimeios (Secomm) da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) publicou, ontem (18), a portaria 001, que atualiza as normativas dos procedimentos referentes ao envio de Documentos Oficiais para publicação no Boletim de Serviços. As medidas entram em vigor na edição de março.

A secretária de Comunicação e Multimeios, jornalista Maria Selma Alves, explica que a ação, dentre outros pontos, visa obedecer às orientações da comissão formada para rever e consolidar os atos normativos, conforme o Decreto 10.139, de 28 de novembro de 2019, e a necessidade de disciplinar os procedimentos relativos à publicação. “A normatização do envio das portarias internas traz transparência e credibilidade aos atos da UFMT”, explica a secretaria, acrescentando que o envio pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI) já havia sido adotado, mas que, agora, está normatizado.

“Formalizamos uma ação que garante a segurança do envio das portarias pelas unidades. Antigamente, dependíamos do e-mail, que poderia cair em caixa de spam ou nem ser enviado por problemas técnicos. Agora, é possível acompanhar todo o procedimento”, completa.

A nova portaria também trouxe atualização na formatação de texto, seguindo o modelo adotado pelo Diário Oficial da União (DOU). “É importante que se siga essa padronização e que os arquivos estejam em formato de Word para que possamos diagramar”, afirma a secretária.


Fluxo e edição extra

A data de publicação do Boletim interno permanece a mesma: o dia 15 de todo mês ou o próximo dia útil subsequente, caso a mesma seja feriado ou seja em um final de semana. O coordenador de Comunicação e Imprensa, jornalista Michel Lacombe, explica que, para garantir o fluxo do processo, a secretaria da Secomm elabora um processo SEI, remetido a todas unidades da UFMT.

“Em nosso despacho inicial, sempre relembramos o prazo final de envio e anexamos a portaria de normatização do envio das portarias. Após as unidades anexarem os documentos aos autos, a equipe confere o documento e encaminha ao responsável pela montagem, que considera apenas os nossos próprios envios para a montagem do documento”, conta.

O coordenador também reforça que a solicitação de um boletim extra também está estabelecida pela portaria. “O requisitante deve encaminhar um processo SEI à coordenação solicitando e argumentando a real necessidade de gerarmos uma nova edição. Além disso, vale lembrar que a publicação de atos fora de prazo tornam os documentos extemporâneos e possíveis de questionamentos jurídicos futuros”, alerta.

“O compromisso da Secomm é garantir, dentro de sua estrutura, a celeridade e a transparência das ações de comunicação da UFMT, atuando de forma integrada e colaborativa com as unidades acadêmicas e administrativas”, finaliza.

Acesse a íntegra da portaria, publicada no Boletim de Serviços de fevereiro.


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